FAQ

Um Ihre personenbezogenen Daten noch besser schützen zu können, führen wir mit dem Release 1.39 am 15.7.2026 die sog. Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) im PraxisPortal ein. 
2FA ist eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme zum Schutz von Ihren Benutzerkonten. Weitere Details finden Sie in den FAQs unter “2-Faktor-Authentifizierung (2FA) im PraxisPortal”.

2FA steht für Zwei-Faktor-Authentisierung (häufig auch Zwei-Faktor-Authentifizierung genannt).

Es ist ein Sicherheitsverfahren, das Ihre Identität durch zwei unabhängige Faktoren bestätigt, anstatt sich nur auf ein Passwort zu verlassen.
Dies erhöht die Sicherheit erheblich, da ein Angreifer selbst bei Kenntnis des Passworts keinen Zugriff erhält, wenn er nicht auch den zweiten Faktor besitzt. 

Wie 2FA im Allgemeinen funktioniert

1. Erster Faktor (etwas, das Sie wissen): Meist ist dies das Passwort, das Sie kennen.
2. Zweiter Faktor (etwas, das Sie besitzen oder sind): Dies kann im Allgemeinen eine der folgenden Methoden sein:
   1. Besitzfaktor: Ein Code, der an Ihr Mailpostfach (E-Mail) oder an Ihr Smartphone (SMS) gesendet wird
   2. Besitzfaktor: Ein Code, der von einer Authenticator-App generiert wird.
   3. Besitzfaktor: Ein TAN-Generator oder eine Chipkarte
   4. Inhärent/Biometrisch: Ein Fingerabdruck oder Gesichtsscan.

Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA) ist wichtig, weil sie ein passwortbasiertes Sicherheitssystem durch eine zweite, unabhängige Sicherheitsebene ergänzt, wodurch Konten selbst bei gestohlenem Passwort geschützt bleiben – ein entscheidender Schutz gegen Cyberkriminalität, da Passwörter oft kompromittiert sind oder wiederverwendet werden.

Sie schützt somit sensible Daten und private Informationen, indem sie einen unbefugten Zugriff erheblich erschwert, was für den Online-Kontenschutz unerlässlich ist. 

Zusammenfassung:

1. Zusätzlicher Schutz: 
   Selbst wenn Ihr Passwort durch einen Angriff gestohlen wird, kann der Angreifer nicht auf Ihr Konto zugreifen, ohne den zweiten Faktor zu haben.
       
2. Schutz sensibler Daten: 
   Insbesondere bei Konten mit sensiblen Daten wie Gesundheitsdaten, Online-Banking oder E-Mail ist 2FA eine wichtige zusätzliche Sicherheitsebene.
        
3. Verhindert unbefugten Zugriff: 
   2FA macht es Cyberkriminellen schwerer, sich illegal Zugang zu Accounts zu verschaffen.

Mit der Einführung der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) im PraxisPortal werden Sie nach dem Login aufgefordert, eine 2FA-Methode auszuwählen und für Ihren Benutzer zu aktivieren. 

In der Einführungsphase haben Sie die Möglichkeit, die Einrichtung zunächst zu überspringen und die 2FA zu einem späteren Zeitpunkt zu aktivieren. 

Im PraxisPortal stehen Ihnen folgende 2FA-Verfahren zur Verfügung:

1. 2FA per E-Mail. Diese Methode steht Ihnen zur Verfügung, wenn in Ihren Benutzereinstellungen eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
   Nach der Aktivierung erhalten Sie bei Anmeldung einen Sicherheitscode an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse, den Sie zur Bestätigung eingeben.
                 
2. 2FA mit Authenticator-App. Alternativ können Sie eine Authenticator-App verwenden. Diese Methode kann auf einem oder mehreren Geräten eingerichtet werden. Nach der Aktivierung generiert die App einen zeitbasierten Sicherheitscode, den Sie bei der Anmeldung eingeben.

So funktioniert es:

Bei der Anmeldung erhalten Sie einen Sicherheitscode an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse.

Vorteile:

1. Sehr einfache Einrichtung
2. Keine zusätzliche App erforderlich
3. Auf jedem Gerät nutzbar, auf dem Sie Zugriff auf Ihre E-Mails haben

Nachteile:

1. Abhängig vom Zugriff auf Ihr E-Mail-Postfach, da es nur eine E-Mail-Adresse zur Authentifizierung genutzt werden.
2. Funktioniert nicht ohne Internetverbindung
3. Etwas geringeres Sicherheitsniveau, da bei einem kompromittierten E-Mail-Konto auch der 2FA-Code abgefangen werden könnte

geeignet für:

Benutzer, die eine unkomplizierte Lösung bevorzugen und regelmäßig Zugriff auf ihr E-Mail-Postfach haben.

So funktioniert es:

Eine Authenticator-App auf Ihrem Smartphone oder Tablet erzeugt automatisch einen zeitlich begrenzten Sicherheitscode.

Vorteile:

1. Höheres Sicherheitsniveau
2. Funktioniert auch ohne Internetverbindung
3. Unabhängig vom E-Mail-Postfach
4. es können mehrere Geräte hinterlegt werden

Nachteile:

1. Installation einer zusätzlichen App erforderlich
2. Bei Gerätewechsel oder Verlust muss die App neu eingerichtet werden
3. Ohne Zugriff auf das eingerichtete Gerät ist keine Anmeldung möglich

geeignet für:

Benutzer, die besonderen Wert auf Sicherheit legen oder ihr Konto zusätzlich absichern möchten.

Zu Beginn der Einführung der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) im PraxisPortal ist die Aktivierung noch freiwillig. Sie können die Einrichtung zunächst überspringen und zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen – entweder beim nächsten Login oder über Ihre Benutzereinstellungen. So haben Sie ausreichend Zeit, sich über die 2FA zu informieren und die für Sie passende Methode auszuwählen.

Bitte beachten Sie jedoch: Nach der Einführungsphase wird die Nutzung der 2FA verpflichtend. Das Überspringen der Einrichtung ist dann nicht mehr möglich. Um sich langfristig weiterhin im PraxisPortal anmelden und arbeiten zu können, müssen Sie eine 2FA-Methode aktiviert haben.

Nach einer erfolgreichen Authentifizierung mit dem Zugangscode wird ein Cookie in Ihrem Browser gespeichert, das 30 Tage lang gültig ist. Innerhalb dieses Zeitraums müssen Sie bei der Anmeldung keinen Zugangscode erneut eingeben.

Nach Ablauf der 30 Tage werden Sie automatisch aufgefordert, sich erneut mit Ihrem Zugangscode zu authentifizieren.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie die Cookies in Ihrem Browser löschen oder Ihr Browser so eingestellt ist, dass Cookies automatisch gelöscht werden, müssen Sie den Zugangscode beim nächsten Besuch des PraxisPortals erneut eingeben.

Nein. Wenn Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für Ihren Benutzer aktiviert haben, ist eine regelmäßige Passwortänderung nicht mehr erforderlich. Durch die 2FA wird Ihr Konto zusätzlich zum Passwort mit einem zweiten Sicherheitsfaktor geschützt – zum Beispiel mit einem Code per E-Mail oder aus einer Authenticator-App. Dadurch erhöht sich die Sicherheit Ihres Zugangs deutlich. Statt Ihr Passwort in festgelegten Abständen ändern zu müssen, werden Sie künftig in regelmäßigen Abständen aufgefordert, einen zusätzlichen Sicherheitscode einzugeben. Dieser Code wird entweder an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet oder in Ihrer Authenticator-App erzeugt.

Wichtig:
Unabhängig davon empfehlen wir weiterhin, ein sicheres und individuelles Passwort zu verwenden und dieses nicht an Dritte weiterzugeben. Sollten konkrete Sicherheitsanforderungen oder besondere Umstände vorliegen, kann eine Passwortänderung selbstverständlich weiterhin notwendig sein (z. B. bei Verdacht auf unbefugten Zugriff).

Sie können jederzeit eine weitere 2FA-Methode über die Benutzereinstellungen hinzufügen oder eine bereits eingerichtete Methode entfernen.

Um zu den 2FA-Einstellungen zu gelangen, klicken Sie auf den Button „2FA ändern“ in Ihren Benutzereinstellungen. Anschließend werden Sie aufgefordert, sich mit Ihrem Passwort und Ihrem Zugangscode zu identifizieren.

Ja, das ist möglich. Wenn Sie mehrere 2FA-Methoden eingerichtet haben, können Sie in den 2FA-Einstellungen festlegen, welche Methode standardmäßig für den Versand des Zugangscodes verwendet wird.

Zusätzlich haben Sie bei der Anmeldung die Möglichkeit, bei Bedarf eine andere 2FA-Methode für die Authentifizierung auszuwählen. Das ist besonders praktisch, wenn Sie beispielsweise gerade keinen Zugriff auf Ihre E-Mails oder Ihr Smartphone haben.

Mit der Einführung der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) haben Sie die Möglichkeit, Ihr Passwort selbst zurückzusetzen.

Dafür müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Sie kennen Ihre Niederlassung, Ihre Vertragsnummer und Ihren Benutzernamen.
2. In Ihrem Konto ist eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt.
3. Sie haben 2FA eingerichtet.

Nachdem Sie Niederlassung, Vertragsnummer und Benutzernamen erfolgreich eingegeben haben, wird Ihnen ein Link zum Zurücksetzen des Passworts an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.

Über diesen Link können Sie ein neues Passwort vergeben. Anschließend melden Sie sich mit dem neuen Passwort im Praxisportal an und bestätigen die Anmeldung wie gewohnt mit Ihrem Zugangscode.

Wir haben eine leicht verständliche Anleitung zum Thema „2‑FA im PraxisPortal“ erstellt. In dieser Anleitung finden Sie eine Schritt‑für‑Schritt‑Beschreibung, wie Sie eine 2‑FA‑Methode einrichten.

„Melden Sie sich an → im Fußbereich bei Anleitungen können Sie das PDF‑Dokument ab 15.7.2026 herunterladen.“

Wählen Sie im Menü “Abrechnungen” den Unterpunkt “Abrechnungseingang”. Alle erfolgreich übertragenen Abrechnungen werden hier mit dem aktuellen Bearbeitungsstatus angezeigt. 

Wählen Sie im Menü “Abrechnungen” den Unterpunkt “Abrechnungseingang”. In der Spalte “Digitale Anlagen” steht bei erfolgreich übermittelten Anlagen ein "Ja".

In Schritt 2 bei der Übermittlung der Abrechnung haben Sie die Möglichkeit, mit Klick auf den Briefumschlag Nachrichten zu einer Rechnung zu erstellen.

Rufen Sie den Patienten über die Schnellsuche oder im Menü “Rechnungen” über den Unterpunkt “Rechnungsübersicht” auf. Klicken Sie in der Rechnungszeile auf das Bleistift-Symbol. Unter "Stornieren" können Sie ein Voll- oder Teilstorno beantragen.

Rufen Sie den Patienten über die Schnellsuche oder im Menü “Rechnungen” über den Unterpunkt “Rechnungsübersicht” auf. Klicken Sie in der Rechnungszeile auf das Bleistift-Symbol. Unter "Zahlungsziel verlängern" können Sie eine Zahlungszielverlängerung beantragen.

Wenn Sie den Stornierungsantrag über das Bleistift-Symbol vorgenommen haben, färbt sich der Briefumschlag rechts daneben rot. Außerdem wird eine Nachricht in der Nachrichtenübersicht angezeigt. Nach Buchung der Stornierung durch AÄA und Ihrer nächsten erfolgten Abrechnung, erscheint der Betrag in der Spalte “Ab- und Zusetzungen” in der Rechnungsübersicht.

Rufen Sie den Patienten über die Schnellsuche oder im Menü “Rechnungen” über den Unterpunkt “Rechnungsübersicht” auf. Klicken Sie in der Rechnungszeile auf den Briefumschlag. Klicken Sie auf den Button "Neue Nachricht schreiben" und wählen Sie ihr Anliegen aus. Sie haben auch die Möglichkeit Dokumente anzuhängen.

Wenn Sie die Mitteilung über den Briefumschlag in der Rechnungsübersicht verfasst haben, wird dieser anschließend in der Farbe Rot angezeigt. Durch Öffnen des Briefumschlags wird Ihnen die Mitteilung angezeigt.

Wählen Sie im Menü “Rechnungen” den Unterpunkt “Rechnungsübersicht” aus. Klicken Sie auf den Filter "Anwaltliche Bearbeitung" und Ihnen werden alle Rechnungen angezeigt, die sich in anwaltlicher Bearbeitung befinden.

Wählen Sie im Menü “Rechnungen” den Unterpunkt “Rechnungsübersicht” aus und wählen Sie den Schnellfilter "offen". Mit Klick auf das PDF-Symbol “Übersicht” können Sie die gefilterte Liste auf Wunsch ausdrucken.

Über die Schnellsuche können Sie alle Informationen auf einen Blick abrufen. Werden Ihnen mehrere Suchergebnisse angezeigt, wählen Sie den gewünschten Patienten aus und klicken Sie auf den Button "Anzeige der Detailseite".

Wählen Sie im Menü “Rechnungen” den Unterpunkt “Rechnungsübersicht”. Links oben befinden sich die Schnellfilter, welche Sie durch Anklicken aktivieren und kombinieren können. Der Filter „individuell" beinhaltet weitere spezifische Filterkriterien.

Im Menü “Rechnungen” wählen Sie den Punkt “Rechnungsübersicht”. Neben den sortierbaren Spalten befinden sich zwei Pfeile mit denen Sie auf- oder absteigend sortieren können.

Im Menü “Rechnungen” wählen Sie den Unterpunkt “Rechnungsübersicht”. Steht in der Spalte "Offener Betrag" 0,00 € ist die Rechnung in der Regel ausgeglichen. Beachten Sie bitte evtl. vorgenommene Stornierungen in der Spalte “Ab- und Zusetzungen”.

Klicken Sie oben rechts auf den Button "Symbolerklärung". Hier finden Sie die Erklärungen der einzelnen Farben und Symbole.

Ja. Klicken Sie über der Tabelle oben rechts auf das PDF-Symbol "Übersicht". Die Liste kann ungefiltert (max. 2000 Einträge) oder anhand gewählter Filterkriterien ausgedruckt werden.

Rufen Sie den Patienten über die Schnellsuche oder im Menü “Rechnungen” über den Unterpunkt “Rechnungsübersicht” auf. Klicken Sie auf das PDF-Symbol am Ende der Rechnungszeile.

Ja, öffnen Sie die gewünschte Nachricht, mit Klick auf das PDF-Symbol kann die Nachricht gedruckt werden. Wenn Sie mehrere Nachrichten drucken möchten, wählen Sie diese in der Nachrichtenliste aus und klicken auf den PDF-Button „Ausgewählte Nachrichten“ (rechts oben).

Nein, Nachrichten können nur archiviert werden.

Ja, öffnen Sie die gewünschte Nachricht. Mit Klick auf das PDF-Symbol kann die Nachricht gedruckt werden. Wenn Sie mehrere Nachrichten drucken möchten, wählen Sie diese in der Nachrichtenliste aus und klicken auf den PDF-Button „Ausgewählte Nachrichten“ (rechts oben).

Im Menü “Einstellungen” unter dem Unterpunkt “Benutzereinstellungen” können Sie Ihr Passwort ändern.

Ja, wählen Sie im Menü “Einstellungen” den Unterpunkt "Benutzerverwaltung" aus. Klicken Sie auf den Button "Neuen Benutzer hinzufügen". Bitte geben Sie hier den gewünschten Benutzernamen, eine Kurzbeschreibung und ein Passwort ein. Setzen Sie einen Haken in den Bereichen, die der Benutzer einsehen darf. Im Anschluss gehen Sie unten rechts auf "Benutzer anlegen".

Wählen Sie im Menü “Einstellungen” den Unterpunkt „Benutzerverwaltung" aus. Am Ende der Benutzerzeile befindet sich der Button "Benutzer deaktivieren".

Wählen Sie im Menü “Einstellungen” den Unterpunkt "Benutzereinstellungen" aus. Unter "Ihre Kontaktdaten" können Sie eine E-Mail und/oder Mobilnummer hinzufügen. Mit Klick auf den Button “Bearbeiten” geben Sie Ihre gewünschten Daten ein und speichern diese. Mit Klick auf den Button „Bestätigen", wird ein Verifizierungscode versendet. Geben Sie den erhaltenen Code ein. Nach abgeschlossener Verifizierung haben Sie die Möglichkeit, die gewünschten Benachrichtigungen auszuwählen. Der Vorgang wird mit „Änderungen speichern“ abgeschlossen.

Wählen im Menü “Einstellungen” den Unterpunkt "Benutzereinstellungen" aus. Unter „Ihre Kontaktdaten" können Sie eine E-Mail und/oder Mobilnummer hinzufügen. Gehen Sie dazu auf den Button "Bearbeiten", geben Sie Ihre gewünschten Daten ein und speichern Sie diese. Klicken Sie auf den Button "Bestätigen", Sie erhalten dann einen Verifizierungscode. Geben Sie den erhaltenen Code ein. Nach abgeschlossener Verifizierung haben Sie die Möglichkeit die gewünschten Benachrichtigungen auszuwählen. Mit „Änderungen speichern“ schließen Sie den Vorgang ab.

Eine DSGVO-konforme Datenlöschung (Art. 17) erfordert die dauerhafte, unwiderrufliche Vernichtung personenbezogener Daten, sobald deren Zweck erfüllt ist oder die Einwilligung widerrufen wurde.

Alte Rechnungs- und Zahlungsdaten, einschließlich der damit verbundenen personenbezogenen Daten, werden daher aus dem PraxisPortal gemäß dessen eigenen Löschprozessen nach festgelegten Zeiträumen entfernt.

Es gelten folgende Aufbewahrungszeiträume (bzw. Löschfristen) im PraxisPortal:

1. Ankaufanfragen: Aufbewahrung 2 Jahre (ab Einreichung) → im 3. Jahr Löschung der Daten
2. Abrechnungsnachweise: Aufbewahrung 6 Jahre (ab Abrechnung) → im 7. Jahr Löschung der Daten
3. Praxisabrechnungen: Aufbewahrung 6 Jahre (ab Einreichung) → im 7. Jahr Löschung der Daten
4. Rechnungen: Aufbewahrung 6 Jahre (ab Einreichung) → im 7. Jahr Löschung der Daten (ausgenommen offene Rechnungen)

Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an den Kundenservice.